組合お役立ち情報

理事会の役職

役職 主な職務
理事長 理事長は理事を代表するだけでなく、区分所有法にいう「管理者」として管理組合を代表し、総会や理事会で決まったことを実施します。
また管理規約で定められた行為を行う法律上の権限があり、義務を負います。
副理事長 理事長の職務を補佐します。
理事長が病気などで職務を行えない時は代理を務めます。
理事長が欠けた場合は、新しい理事長が選任されるまで代行します。
理事 理事は、理事会を構成し、理事会に出席し管理規約で定められた事項の審議を行います。
組合によって、書記・会計などの役職を定めている場合もあります。なお、理事は総会にて選任されますが、理事長および各担当理事の役職は、理事の中から互選により選任されます。
会計担当理事は、管理費等の収納、保管、運用、支出等の会計業務を行います。
監事 理事会の業務が法令・規約または総会の決定事項に反していないかを第三者的立場からチェックする役目を負います。
決算期には管理組合の財産が健全な状態で運営されているか、会計のチェックを行います。

管理組合の組織

管理組合とは
主な職務
区分所有建物で、建物及びその敷地並びに附属施設の管理を行なうため、区分所有者全員で組織する団体のことを「管理組合」といいます。
管理組合は、最低でも年に1回、総会を開き、予算案の作成や会計報告、議題について話し合い、管理に関する計画を立てるとともに、複数の理事を選任して管理運営業務を行ないます。(区分所有法第3条)
備考
賃貸マンションには管理組合は存在しません。
理事会とは
主な職務
組合員の中から、理事長、会計、営繕、広報などの役割を決め、総会で決まった管理業務を実行していきます。
備考
理事は1~2年ごとに持ち回りで交代するのが一般的です。
大規模修繕工事など重要な計画が近づくと、検討期間が長期に渡り継続性が必要なため 修繕委員会などを選任することもあります。
組合員とは
主な職務
分譲マンションの所有者となれば必ず管理組合の構成員(組合員)となります。本人の意思にかかわらず必ず管理組合に加入しなければなりません。
備考
管理費を払いたくないので、管理組合には加入しないということはできません。
マンションを手放せば自動的に管理組合から脱退となります。

管理組合Q&A

マンション管理適正化法とはどのような法律なの?
正式には「マンションの管理の適正化の推進に関する法律」といいます。
一般に言われているマンション法というのは区分所有法のことで、「マンション管理適正化法」とは別のものです。
平成12年12月1日に、議員立法により「マンション管理適正化法」が成立し、同8日に公布され、平成13年8月1日に施行されました。
この法律は、多数の区分所有者が居住するマンションの重要性が増大していることにかんがみ、マンション管理士の資格を定め、マンション管理業者の登録制度を実施する等マンションの管理の適正化を推進するための措置を講ずることにより、分譲マンションにおける良好な居住環境の確保を図り、もって国民生活の安定向上と国民経済の健全な発展に寄与することを目的としています。
管理費についての内訳は?
管理費は、管理会社やメンテナンス会社、清掃会社、管理員に支払う料金のほか、水道光熱費や、口座振替手数料、保険料や通信費、各種リース料などがあります。
総会を開くにはどうすればよいの?
総会には定期総会と臨時総会があります。
定期総会は毎年1回会計年度終了後、管理規約で定められた期間内に理事長が招集し定期的に開きます。
この時期以外に検討したい事項がある場合は、臨時総会を招集します。
総会開催日の少なくとも2週間前(管理規約に定める期間)までに組合員に通知する必要があります。
通常総会では業務報告・決算案、事業計画・予算案を審議・決定し、理事や監事を選任します。
臨時総会を開くにはどうすればよいの?
通常は理事長が臨時総会の招集を行います。理事長以外が招集する場合は「居住者の5分の1以上」かつ「議決権の5分の1以上」を有する者が、理事長(管理者)に対して、総会の招集を請求することが出来ます。
総会において特別決議が必要な事項は?
区分所有法では、以下の項目の決定については特別決議を要するとし、「区分所有者数の4分の3以上」かつ「議決権の4分の3以上」の賛成が必要としています。
特別決議が必要な事項
  • 共用部分の変更(第17条1項)
  • 共有に属する敷地などの変更(第21条)
  • 規約の設定・改廃(31条1項)
  • 管理組合の法人化(47条1項)および解散(55条2項)
  • 専有部分の使用禁止請求(58条2項)
  • 区分所有権の競売請求(59条1項)
  • 占有者に対する引渡し請求(60条2項)
  • 大規模滅失における共用部分の復旧(61条5項)
また「建物の建替え」についての決議要件は「区分所有者数の5分の4以上」かつ「議決権の5分の4以上」の賛成が必要となります。
総会議事録は何年保管すればよいの?
特に法令の定めはありません。区分所有法では、総会議事録等の保管を定めているものの、保存期間についての定めはありません。しかし総会議事録等は、場合により区分所有者に影響を及ぼす事項やその他権利義務に関する事項(管理費の変更や規約の変更等の議決が記載)を含む重要書類ですから、永久保存が原則と考えられます。
現在の管理規約を改正したいが、どうしたらよいの?
理事会もしくは専門委員会で、改正点の検討等が終わり、改正案がまとまったら、総会を開催し、管理規約の改正案の決議を行います、改正案は、総会の特別決議(区分所有者数及び議決権の各4分の3以上の決議)によって、可決されることとなります。
総会を開催する前に、新しい規約の内容を十分に理解していただけるよう組合員への説明会を行うとよいでしょう。そうすることによって、総会での決議がスムーズに行うことができます。また説明会・総会に欠席された方にも管理規約が改正・変更されたことをお知らせするため改正された新しい管理規約は、全戸(全区分所有者)に配布します。
管理費等を滞納している区分所有者にはどのような措置すればよいの?
組合運営を適正に維持していくために、管理費用を確保しなくてはなりません。管理費等の滞納が発生した場合、一般的には電話、訪問、督促状の送付といった督促を行います。この手順を踏んでも、支払わない場合には、法的処置を検討することになります。標準管理規約では、この場合の法的措置は、理事会決議のみで行うことができます。ただ、滞納原因には経済的理由による場合や故意に払わないでいる場合等、いろいろなケースがあるため、原因をよく調査し、そのうえで対応策を考える必要があります。悪質な未納者を放置をすると、管理費等徴収事務全体に悪影響が出る場合もあり、多少費用がかかっても徴収する姿勢も必要でしょう。なお法的措置には難しい面もありますので、弁護士等の専門家に依頼した方がよいケースもあります。
長期修繕計画とは?
マンションは多くの材料や資材を用いて作られています。そしてそれらはそれぞれ耐用年数がありますから、定期的に修繕や取替えの時期が来ます。その時期を予測し、その時期に必要な費用を想定しておいて定期修繕ができるように備えておくのが長期修繕計画です。


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